Un saludo estimado lector, hasta el momento te he planteado los sistemas de información en sus diversos sabores, como herramientas de gestión de actividades automatizadas, de las cuales se recolecta información para su posterior análisis e influencia en la toma de decisiones de la empresa. Llegue a pensar que siempre se usaban las mismas soluciones para cada área de la empresa, es decir los mismos modelos e implementaciones para el manejo correspondientes a cada una de las 4 grandes áreas.
Ahora comprendo que los sistemas de información, por tratarse de tecnologías y estar fuertemente relacionados con el área de la computación; que es un mundo tan cambiante, deben ser flexibles, i.e. deben ser lo suficientemente adaptables a los constantes cambios, no solo del área computacional sino al crecimiento de la empresa en sí. Esto se debe a que toda empresa aspira un crecimiento a futuro, manejar nuevos procesos de negocios, o tal vez cambien la manera en que realizan uno o varios de sus procesos de negocios. Un sistema fuertemente arraigado a un sólo método de implementación, sería capaz de sostener estos cambios?
La interrogante anterior da pie al tema de esta ocasión. Primeramente, BPM es la abreviatura de Business Process Management, o Gestión de Procesos de Negocios. En este punto, ya debes haber notado que hay un concepto familiar vinculado con el tema: "Proceso de Negocio". En el resumen # 3, definí proceso de negocio como el conjunto de actividades que realiza la empresa, y de las cuales obtiene un beneficio. pero aparece ahora una nueva palabra: Gestión.
Normalmente, al referirnos a gestión, se habla de un cierto manejo o administración de algo, es decir planificar, dirigir y vigilar tareas que permiten lograr una meta. Cómo aplicar este concepto en los procesos de negocio?
Basándome en lo visto en clase, yo asociaría los términos de la siguiente forma: En una empresa, los procesos se consideran eficientes si el tiempo de realización de los mismos es reducido y los resultados obtenidos son satisfactorios. Por este motivo, los sistemas de información buscan reducir estos tiempos mediante la automatización de tareas que en condiciones artesanales, llevaría horas realizar. Sin embargo, la automatización en sí no basta para hacer el proceso más rápido, se requiere además, que cada elemento que interviene en el proceso de negocio, sin importar su naturaleza, esté lo mejor aprovechado posible, que los roles estén bien establecidos, y se tenga una clara visión sobre el comportamiento de cada módulo, para que toda la actividad se considere óptima. esto trae como consecuencia, una empresa u organización eficiente.
En consecuencia, una empresa que es capaz de administrar bien sus actividades tendrá mejor posibilidad adaptarse a posibles cambios, este tipo de sistemas se consideran muy flexibles y es allí donde queda claro el objetivo de BPM.
Ahora bien, BPM es solo un método de trabajo, una técnica que aunque nos trae muchas ventajas, no produce efecto en sí hasta que no es integrada con los sistemas de información. Es momento entonces de usar lo anterior para presentar un nuevo tipo de sistema de información: Sistema de Gestión de Información. (BPMS).
Para poder automatizar un proceso, es necesario entender su ciclo de vida, para tener bien en claro cuales son las actividades que requieren automatización. observa el siguiente gráfico:
ciclo de vida de un proceso.
Con este ciclo de vida, los BPMS permiten modelar un proceso de negocio, usando una notación que pueda ser comprendida fácilmente por aquellos que manejen dicho modelo, luego, mediante el uso de una herramienta, podemos estructurar ese modelo de manera que sea dinámico, es decir que el diagrama pueda seguir un flujo de trabajo o workflow y ejecute las diversas actividades y eventos que modelamos en él.
Una vez se tiene ese flujo, se puede hacer una optimización del proceso mediante el análisis del modelo y ejecución de las tareas, recordemos que BPM es una técnica cuyo fin es optimizar los procesos. Al hacer cambios en el proceso, se verán reflejados en el modelo y por tanto, el ciclo empezará nuevamente. es así como BPMS cumple su tarea.
Ya para finalizar, hablaré un poco sobre la notación BPM. supongamos que existen dos ministros, uno Venezolano y otro Ruso, que desean establecer una relación entre países, obviamente no hablan el mismo idioma y cada uno querrá que el otro aprenda su idioma para que se pueda comunicarse con él. sino existieran los traductores e intermediarios, sería una discusión eterna sobre cual de los dos debe aprender el nuevo lenguaje. La misma situación ocurre cuando los expertos en computación y los expertos de la empresa modelan un proceso de negocio, pues es necesario que los dos sepan entenderse para que la automatización del proceso sea la correcta.
Por esta razón, existe BPMN. El BPMN es una notación especial, cuyo fin, está orientado a proveer un lenguaje común para que tanto los expertos en sistemas como los expertos en finanzas puedan entenderse al momento de modelar el proceso, puesto que esta es la fase más delicada y que debe hacerse en conjunto con el cliente (la empresa). BPMN provee una serie elementos para el modelaje. Los podemos clasificar de la siguiente forma:
Eventos. se representan con circulos, son "algo" que ocurre dentro del proceso, y que puede significar la realización de alguna tarea o actividad con la cual se cumple una fase del proceso de negocio. Pueden ser de inicio, intermedio o fin. los de inicio son los que inician un proceso, se representan con un circulo vacio.
Los intermedios son aquellos que permiten hacer esperas hasta que ocurran evententos de cierto tipo o siemplemente durante un tiempo específico y luego continuar el flujo. y los de fin indican que alli se termina el proceso.
Una vez se tiene ese flujo, se puede hacer una optimización del proceso mediante el análisis del modelo y ejecución de las tareas, recordemos que BPM es una técnica cuyo fin es optimizar los procesos. Al hacer cambios en el proceso, se verán reflejados en el modelo y por tanto, el ciclo empezará nuevamente. es así como BPMS cumple su tarea.
Ya para finalizar, hablaré un poco sobre la notación BPM. supongamos que existen dos ministros, uno Venezolano y otro Ruso, que desean establecer una relación entre países, obviamente no hablan el mismo idioma y cada uno querrá que el otro aprenda su idioma para que se pueda comunicarse con él. sino existieran los traductores e intermediarios, sería una discusión eterna sobre cual de los dos debe aprender el nuevo lenguaje. La misma situación ocurre cuando los expertos en computación y los expertos de la empresa modelan un proceso de negocio, pues es necesario que los dos sepan entenderse para que la automatización del proceso sea la correcta.
Por esta razón, existe BPMN. El BPMN es una notación especial, cuyo fin, está orientado a proveer un lenguaje común para que tanto los expertos en sistemas como los expertos en finanzas puedan entenderse al momento de modelar el proceso, puesto que esta es la fase más delicada y que debe hacerse en conjunto con el cliente (la empresa). BPMN provee una serie elementos para el modelaje. Los podemos clasificar de la siguiente forma:
Eventos. se representan con circulos, son "algo" que ocurre dentro del proceso, y que puede significar la realización de alguna tarea o actividad con la cual se cumple una fase del proceso de negocio. Pueden ser de inicio, intermedio o fin. los de inicio son los que inician un proceso, se representan con un circulo vacio.
Los intermedios son aquellos que permiten hacer esperas hasta que ocurran evententos de cierto tipo o siemplemente durante un tiempo específico y luego continuar el flujo. y los de fin indican que alli se termina el proceso.
Otro tipo de notación, se da con las actividades. las actividades son subprocesos que a su ves pueden tener subprocesos y que pueden o no realizarse durante la ejecución del proceso. se representan con cuadrados.
Finalmente también existen los condicionales también llamados pasarelas. que es donde se puede controlar el flujo del proceso.
Esta es la notación básica, de BPM próximamemente, postearé ejercicios resueltos, donde se examina mejor la notación y se amplian los conceptos. hasta la próxima.
Bibliografía:
-Láminas de la clase.
-Apuntes del cuaderno.
-http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=BPMN
Tiempo invertido en redactar el post:
3 horas aproximadamente.
Excelente material!!!!
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